展示会出展準備は何から？初めての担当者向けスケジュールとチェックリスト

初めて展示会の担当になり、「何から準備を始めればよい？」「装飾や備品はいつまでに手配する？」「当日に必要なものが分からない」と悩んでいませんか。

展示会出展準備は、出展目的を決め、主催者の締切を確認し、必要な作業に担当者と期限を設定することで進めやすくなります。

この記事では、出展準備の全体像をつかみたい方に向けて、スケジュールの立て方からブースの配置、手配品の管理、当日の運営までを順番に解説します。

準備する装飾のイメージをつかみたい方は、誉展示会の取扱商品もご覧ください。

展示会出展準備は出展目的と担当者を決めることから始める

誰に何を伝えたいかを整理する

最初に決めたいのは、ブースの見た目や配布するノベルティではなく、出展する目的です。目的が曖昧なままだと、展示する商品や必要な装飾を選ぶ基準が定まりません。

例えば、出展目的には次のようなものがあります。

• 新しい商品やサービスを知ってもらう
• 商品を実際に見たり触れたりしてもらう
• 具体的な課題を持つ来場者と商談する
• 販売店や取引先の候補を見つける

複数の目的がある場合も、優先順位を決めておきましょう。「誰に」「何を伝えて」「どのような行動につなげたいか」を短い文章にすると、社内でも共有しやすくなります。

例えば、「店舗の販促担当者に新しいディスプレイを体験してもらい、個別相談につなげる」と整理できれば、実物を展示する場所と相談スペースが必要だと分かります。

準備を進める担当者と確認者を決める

準備の抜け漏れを防ぐために、作業を進める担当者と、内容を確認して決定する人を決めます。少人数で進める場合でも、役割を書き出しておくことが大切です。

• 全体管理：スケジュール・予算・進捗の確認
• 主催者対応：各種申請や会場条件の確認
• 制作・手配：装飾・印刷物・備品の準備
• 当日運営：スタッフ配置・接客・搬入と撤去の調整

社内確認が必要なものは、誰の承認を得れば発注できるかも明確にしておきましょう。

主催者の締切から準備スケジュールを作る

申請・入稿・搬入などの期限を一覧にする

出展が決まったら、主催者から届く出展マニュアルを確認します。開催日だけでなく、各種申請や搬入の期限を先に把握することが重要です。

準備期間は展示会の規模や制作物によって異なります。以下の流れを参考に、実際の締切に合わせて自社の予定を組み立ててください。

電気や通信設備などは、必要に応じて別途申請が求められる場合があります。申請の要否を含め、主催者の案内に沿って確認しましょう。

社内確認と修正の時間を確保する

制作物のスケジュールは、製作日数だけで考えないようにします。原稿の作成、社内での確認、修正、入稿データの確認にも時間が必要です。

搬入日から逆算して、納品・検品・製作・入稿・社内確認の予定を決めると、いつまでに何を終える必要があるかが分かります。

特に、社名や商品情報の確認を複数の部署に依頼する場合は、確認をお願いする日と回答期限をセットで共有しておきましょう。

小間の条件を確認してブース内の配置を考える

寸法・開放面・設備の条件を確認する

ブースの配置を考える前に、出展する小間の条件を確認します。同じ面積でも、通路に面している方向や隣接ブースの位置によって、使いやすい配置は変わります。

• 小間の幅・奥行きと、使用できる高さ
• 通路に面している場所と、来場者が近づいてくる方向
• 付属する壁面・床・照明・備品の有無
• 電源の位置と、利用する機器に必要な電気容量
• 装飾の固定方法や使用素材に関する条件

小間の寸法は「一般的なサイズだろう」と判断せず、主催者から案内された図面で確認してください。装飾本体だけでなく、脚や土台を含めた設置寸法も考慮します。

商品を見る場所と商談する場所を分ける

ブース内で行うことを、受付・展示・実演・商談・収納などに分けて考えます。すべてを設ける必要はなく、出展目的に合わせて優先順位を付けましょう。

例えば、実物を体験してもらうことが目的なら、商品を見たり触れたりできる場所を優先します。商談が中心なら、来場者とスタッフが落ち着いて話せる場所を確保します。

入口に大きな什器を置くと、内部に入りにくくなる場合があります。スタッフが立つ位置や資料を受け取る人の動きも含めて、通りやすい配置を確認してください。

背面に社名や商品イメージを大きく表示する場合は、ライトボックスなどの装飾も選択肢になります。LED内蔵式の商品を使う際は、設置寸法とあわせて電源の確保も確認しましょう。

セゴライトボックスの商品一覧はこちら

装飾・印刷物・備品の手配を一覧で管理する

必要なものに担当者と期限を設定する

ブースの配置が決まったら、必要なものを一覧にします。装飾・印刷物・備品を別々に手配する場合も、進捗を確認する表は一つにまとめると管理しやすくなります。

• 装飾：バックパネル・社名表示・バナースタンドなど
• 印刷物：商品説明パネル・ポスター・配布資料など
• 備品：受付カウンター・商談用の机と椅子・カタログスタンドなど
• 運営用品：筆記具・商談記録用の用紙や端末・梱包用品など

一覧には、品名だけでなく「数量」「担当者」「手配先」「発注期限」「納品予定日」「進捗」を記載します。会場に付属するものや社内から持参するものも含めると、二重手配を防ぎやすくなります。

進捗は「確認中」「発注済み」「納品済み」「検品済み」のように区別しましょう。発注が終わったものでも、納品や内容確認が完了するまでは管理が必要です。

納品先と受取担当者を確認する

手配品ごとに、会社で受け取るのか、会場で受け取るのかを決めます。会社で受け取る場合は、会場までの運搬方法も予定に含めてください。

会場へ直送する場合は、受け取り可能な日時や送り状の記載方法を確認します。発送しただけで受け取りが完了するとは限らないため、当日荷物を受け取る担当者も決めておきましょう。

レンタル品がある場合は、返却日と返送方法も同じ一覧に記載しておくと、会期後の対応まで把握できます。

当日の接客と来場者への案内を準備する

説明内容とスタッフの役割をそろえる

装飾や展示商品がそろっても、スタッフによって説明が異なると、来場者が戸惑うことがあります。商品の特長や案内する内容を、事前に共有しておきましょう。

最初に声をかけるときの短い説明と、興味を持った方への詳しい説明を分けて準備すると、相手の関心に合わせて案内しやすくなります。

• どのような商品・サービスを紹介するブースなのか
• 来場者に最初に伝える特長は何か
• 実演や体験は、どこでどのように行うのか
• 詳しい質問や個別相談には誰が対応するのか
• 資料やサンプルは、どのような条件で配布するのか

受付・商品説明・商談の役割に加え、休憩中の交代や混雑時の応援も決めておくと安心です。

商談記録と会期後の連絡方法を決める

出展目的に合わせて、当日どのような情報を記録するかを決めます。名刺交換だけで終わらず、関心のある商品や相談内容、次に対応することを残せるようにしましょう。

例えば、次のような項目をそろえておくと、会期後に担当者へ引き継ぎやすくなります。

• 関心を持っていた商品やサービス
• 相談内容と希望する時期
• 依頼された資料・見積もり・回答事項
• 社内の対応担当者と連絡予定

端末やフォームを使用する場合は、入力方法を事前に試しておきます。通信が使えないときの記録方法も決めておくと、当日の対応に迷いにくくなります。

搬入前の最終チェックで準備漏れを防ぐ

持ち物・連絡先・搬入手順を確認する

搬入前には、手配品が届いているかだけでなく、会場で設置して使用できる状態かを確認します。組み立てが必要な装飾は、可能であれば事前に組み立てて手順と部品を確認しましょう。

• 装飾・印刷物・備品の数量と内容を確認した
• フレーム・土台・接続部品などの付属品がそろっている
• 使用する機器の動作と必要な電源を確認した
• 主催者が指定する入館証や搬入関連の書類を用意した
• 搬入口・搬入日時・荷物の受取方法を確認した
• 担当者・手配先・主催者の連絡先を共有した
• 梱包した箱ごとに、中身と設置場所が分かるようにした

印刷物の誤字や部品不足に気付いても、設営当日では対応が難しくなる場合があります。納品後の検品を早めに行い、不明点は手配先に確認してください。

設営と撤去の担当を共有する

設営は、荷物の受け取り、装飾の組み立て、商品の陳列、機器の確認などに分けて担当を決めます。作業の順番を共有しておくと、狭い小間内で作業が重なりにくくなります。

撤去についても、主催者が指定する時間を確認し、誰が何を梱包して、どこへ返送するかを決めておきましょう。返送用の箱や緩衝材の保管場所も忘れずに確保します。

• 持ち帰る商品・装飾・備品を整理している
• レンタル品の返却方法と期限を確認している
• 返送用の送り状や梱包用品を用意している
• 撤去作業と荷物の引き渡しの担当者を決めている

展示会出展準備は、目的を決める・締切を確認する・必要なものを整理する・担当者と期限を設定するという順番で進めると、全体を把握しやすくなります。

まずは主催者の出展マニュアルを確認し、自社の準備スケジュールと手配品リストを作成しましょう。装飾や備品の準備とあわせて、接客・搬入・撤去まで計画しておくことが大切です。

誉展示会では、展示会ブースを演出するディスプレイや装飾アイテムを取り扱っています。出展目的や小間の条件に合わせて、必要な商品をご確認ください。