展示会集客方法の選び方｜事前告知・来場予約・当日の案内をつなぐ6つの手順

展示会集客方法には、案内メール、自社サイトやSNSでの告知、主催者の出展者紹介ページ、実演、ブースでの案内などがあります。どれを実施するか迷ったら、「誰に来てほしいか」「会場で何を提供できるか」「何組まで対応できるか」の順で整理しましょう。

告知を増やしても、予約できる時間が分からなかったり、会場で案内した内容を体験できなかったりすると、相談の機会を逃すことがあります。集客方法と当日の受け入れ方を、一緒に決めることが大切です。

この記事では、出展企業が自社ブースへ来場者を呼び込むための施策を比較し、少人数でも実施しやすい計画にまとめる6つの手順を紹介します。

本文の人数・時間・件数は、計画の立て方を説明するための仮の例です。業界平均や成果を保証する数値ではありません。

1．展示会集客方法を選ぶ前に、来てほしい相手を分ける

接点のある相手と、初めて知る相手では案内方法が違う

まず、今回案内したい相手を「既存のお客様や過去に相談を受けた方」と「自社をまだ知らない方」に分けます。同じ商品を紹介する場合でも、相手が知っている情報や、訪問を決める理由は異なるためです。

過去に相談を受けた方には、そのときの課題と展示内容を結びつけた個別案内が考えられます。一方、初めて知る方には、会社名だけでなく、対象となる仕事や会場で確認できる内容を伝える必要があります。

例えば包装機器を展示するなら、「包装機器を展示します」だけでなく、「小箱の封かん作業を見直したい担当者向けに、実機で作業の流れを紹介します」とすると、誰に関係する展示かを伝えられます。

来場者にしてほしい行動まで決める

「認知を広げたい」という目的だけでは、必要な準備を決めにくくなります。展示を見てもらう、実演に参加してもらう、個別相談を予約してもらうなど、その場で希望する行動まで具体化しましょう。

• 新商品を知ってもらいたい：短い紹介や自由見学を用意する
• 使い方を理解してもらいたい：実演の内容と実施時刻を決める
• 導入条件を相談してもらいたい：担当者と相談枠を確保する

すべての来場者を個別相談へ案内する必要はありません。情報収集の方にも見やすい展示を用意し、詳しく聞きたい方が次の行動を選べるようにします。

2．集客施策を「届く相手」と「準備の負担」で比較する

すべての方法を実施せず、対象者に届くものを選ぶ

限られた人数で準備する場合は、施策の数だけを増やすと、告知内容の更新や問い合わせ対応が追いつかなくなることがあります。まずは自社のお客様との接点を確認し、担当者を決めて継続できる方法を選びましょう。

広告やプレスリリースを追加する場合も、「新しい相手に何を知らせるのか」「どのページへ案内するのか」を先に決めます。配信や掲載だけで、実際のブース訪問につながるとは限りません。

少人数なら、案内先をまとめて管理する

例えば、既存顧客への個別メールと主催者の出展者紹介ページを使い、詳しい情報を自社サイトの出展案内にまとめる構成が考えられます。SNSを追加する場合も、日時や予約条件を確認できる案内先をそろえます。

この組み合わせがすべての企業に適しているわけではありません。既存顧客との接点が少なければ、主催者の紹介ページや対象業界への情報発信を優先するなど、自社の状況に合わせて選んでください。

3．告知には、訪問を決めるための情報をそろえる

「何ができるか」と「どう参加するか」をセットにする

告知を見た方が行動に移せるよう、出展案内には次の情報をまとめます。日時や小間番号だけでなく、予約の要否や参加方法まで確認できる状態にしましょう。

1. 対象者：どのような仕事・課題を持つ方に向けた展示か
2. 見どころ：会場で見られるもの、試せること、相談できる内容
3. 開催情報：展示会名、会期、会場、ホール、小間番号
4. 参加条件：自由見学か、実演時刻が決まっているか、予約が必要か
5. 手続き：主催者の来場登録、自社ブースの相談予約、問い合わせ先

展示会への入場登録と、自社ブースの相談予約は、別の手続きになる場合があります。ブースを予約しただけで入場できると誤解されないよう、主催者の案内に沿って区別して記載してください。

告知前に、当日提供できる内容かを確認する

例えば「実機を操作できます」と案内するなら、操作できる機器・必要な説明・担当者・所要時間を確認します。見るだけの展示を「体験」と表現したり、対応できない時間帯まで相談可能と記載したりしないようにしましょう。

文章は、次のような型にすると整理できます。

「〇〇にお困りの担当者様へ。会場では△△を確認できます。場所は〇ホール・小間番号〇〇です。見学は予約不要、個別相談をご希望の方は予約ページから候補日時をお知らせください。」

これは文章の組み立て例です。予約不要などの条件は実際の運営に合わせて変更してください。

公開後に実演時刻などが変わった場合は、出展案内ページと各告知の情報を修正し、予約済みの方にも変更を伝えます。

4．来場予約は、当日に対応できる組数から決める

相談時間だけでなく、記録と入れ替えの時間も見込む

来場予約は訪問予定を把握する方法ですが、枠を詰め込みすぎると、相談の延長や当日の来場者に対応しにくくなります。予約枠は、相談担当者と相談場所の両方を確保できる時間から計算しましょう。

例えば、ある1時間に個別相談を担当できるスタッフが2人いて、相談場所も2か所あるとします。1組につき相談15分、記録・入れ替え5分を見込むなら、1枠は20分です。

60分÷20分×同時対応2組＝1時間に6組が、この仮定での計算上の枠数になります。2人で1組を担当する場合や相談場所が1か所しかない場合は、同じ計算にはなりません。

予約4組・調整2組分という配分は推奨比率ではなく、余裕を残す考え方の一例です。実際には相談内容、受付の人員、休憩、実演担当との兼務を踏まえて調整してください。

予約済みの方と、当日立ち寄った方の受付を決める

スタッフ全員が相談に入る時間帯には、次の来場者を誰が案内するかも決めておきます。受付専任者を置けない場合は、相談担当者の開始時刻をずらす、自由見学の範囲を分かりやすく示すなど、人数に合う運営を検討します。

満席時は、次に案内できる時刻や後日の相談方法を提示します。空き状況を確かめずに待ち時間を約束したり、通路に待機列をつくったりしないようにしましょう。

予約枠は一日の合計だけでなく、時間帯ごとに管理します。昼休憩や実演の時間に、通常と同じ数の予約を受けないことも大切です。

5．事前告知とブースの表示をそろえ、訪問先を見つけやすくする

告知で使った言葉を、会場でも確認できるようにする

案内を見て来場した方が「ここで合っている」と判断できるよう、告知で紹介した展示テーマや主要なビジュアルをブースでも使います。

例えば案内では「小箱の封かん作業を実機で確認」と伝えているのに、ブースでは会社のスローガンしか見えない場合、目的の展示かどうかを判断しにくくなります。会社名とともに、告知した見どころを確認できる表示を用意しましょう。

• 背景の表示：会社名と、事前に案内した展示テーマ
• 実演場所の表示：実演する内容、開始時刻、参加方法
• 受付の表示：予約済みの方の受付と、当日相談の案内

情報をすべて一枚に詰め込まず、来場者が確認する場所ごとに分けます。実演時刻など変更の可能性がある情報は、大型の印刷面と分けて管理すると更新しやすくなります。

装飾を選ぶ前に、何を表示するかを決める

誉展示会では、内蔵LEDでスクリーンを照らすセゴライトボックスなどの展示会装飾アイテムを取り扱っています。背景の表示を検討する際は、明るさや見た目だけでなく、告知した内容を会場で伝えられるかという視点で選びましょう。

商品の種類やサイズは、セゴライトボックスの商品一覧で確認できます。実際に使用する製品の寸法や電源条件、会場の規定も確認してください。

配置は3Dシミュレーターを使ってさまざまな角度から検討できます。そのうえで、文字の読みやすさや人が立ったときの隠れ方は、実物や実寸の出力見本でも確かめましょう。

告知した見どころを会場で伝えるために、背景パネルや受付の位置を確認しておきましょう。

6．集客方法ごとに担当者と確認項目を決める

施策・案内先・担当者・確認する数字を一枚にまとめる

集客方法が決まったら、担当者と更新する情報を一覧にします。「誰かが対応する」状態をなくし、告知から来場受付までつなげましょう。

• 個別案内：送付担当者、返信の確認担当者、予約への引き継ぎ方法
• 出展案内ページ：更新担当者、予約先、掲載情報の確認日
• 主催者ページ：登録担当者、掲載期限、公開内容の確認
• 会場の表示：制作担当者、印刷前の確認担当者、当日の更新方法
• 来場受付：予約の照合方法、当日相談の受付方法、会期後の引き継ぎ先

締め切りは一律に「開催の何日前」と決めず、主催者の掲載期限、印刷の納期、社内確認に必要な日数から逆算します。

集客経路と、会場で行ったことを分けて残す

振り返りでは、何をきっかけに訪問したかと、実際にどの案内を受けたかを分けて記録します。例えば「個別メールを見て予約し、実機説明を受けた」と残すと、告知と当日の提供内容を結びつけて確認できます。

同じ方がメールとSNSの両方を見ていることもあります。主なきっかけを一つ選んでもらうのか、複数回答にするのかを決め、複数回答の件数をそのまま来場者数として合計しないようにしましょう。不明な場合は無理に分類しません。

予約の管理は「組」、実際の来場者数は「人」など、記録する単位もそろえます。同行者を含む人数と予約組数を同じ数値として比較しないことが大切です。

会期後は、その場で約束した資料送付や相談について、担当者と対応期限を記録して引き継ぎます。集客経路が分かっても、それだけで受注への貢献まで確定するわけではありません。

すでに出展していて当日の集客に課題がある方は、展示会で集客できない原因と改善手順も参考にしてください。

展示会集客方法は、対象者に届く方法を選び、会場で受け入れられる計画と組み合わせることが大切です。次回の準備では、案内する相手、告知する見どころ、予約枠、必要な表示を具体的に決めていきましょう。

告知内容に合わせた印刷面やブースの見せ方を検討する際は、誉展示会のデザイン制作をご確認ください。展示会実績では、装飾アイテムを会場で使用した構成もご覧いただけます。